À propos du client
Notre client est un fournisseur bien établi de bâtiments portables, remorques, abris et accessoires pour camions à travers les États-Unis. Malgré une forte présence sur le marché, leurs processus internes de location-vente (RTO) restaient très manuels et dépendants du papier.Avant l’automatisation logicielle ESG, pour chaque transaction RTO, le personnel du magasin devait imprimer et remplir à la main quatre documents essentiels :
- Demande – Soumise par le client, puis scannée et envoyée par e-mail à un agent RTO pour approbation.
- Contrat – Accord légal spécifique à l'État, nécessitant de multiples saisies manuscrites.
- Formulaire de demande de livraison – Contenant les détails de la livraison, les termes et conditions pour protéger Leonard lors de l'installation.
- Formulaire d’acceptation du client – Signé après l'installation, incluant des frais supplémentaires (kilométrage, calage, main-d'œuvre) et confirmant le début du contrat.
Une fois les informations collectées, l’automatisation logicielle ESG permettait la numérisation et l’envoi par e-mail pour une révision et une approbation manuelles, ce qui entraînait des retards, des inefficacités et un risque accru d’erreurs de saisie. Ils souhaitaient améliorer ces processus et recevoir des services complets de test logiciel automatisé. Ils étaient intéressés par nos services de développement logiciel sur mesure.
Défi commercial
L’entreprise avait besoin d’une solution numérique pour remplacer tous les services de test logiciel manuel et les éléments papier du flux de travail RTO. Les objectifs clés étaient d’offrir une expérience client plus interactive et conviviale, de réduire considérablement le temps nécessaire à la révision et à l’approbation des demandes, et de garantir une plus grande précision des données collectées. Parallèlement, notre client souhaitait créer une automatisation opérationnelle ESG qui mènerait à une meilleure communication avec les clients, éliminerait l’utilisation inutile de papier, et rationaliserait le stockage et la récupération des demandes et contrats pour ses spécialistes du recouvrement.
Principaux défis:
- Améliorer l’expérience client en offrant une expérience plus interactive grâce à l’automatisation logicielle ESG.
- Réduire le temps nécessaire à la révision/l’approbation d’une demande client.
- Améliorer la qualité des données que l’automatisation logicielle ESG permet au client.
- Offrir un meilleur forum de communication avec le client.
- Éliminer l’utilisation excessive de papier grâce à l’automatisation logicielle ESG.
- Améliorer les processus de stockage et de récupération des demandes et contrats pour le client.
Processus
Elinext a collaboré avec notre client pour concevoir et mettre en place une gestion entièrement numérique des demandes et contrats de location-vente (RTO).
Découverte & Analyse
Notre équipe a planifié l’automatisation logicielle ESG. Nous avons cartographié les flux de travail manuels existants, identifié les points sensibles et défini les opportunités d’automatisation.
Conception de la solution
Nous avons créé une feuille de route pour numériser les quatre documents RTO (Demande, Contrat, Formulaire de demande de livraison, Formulaire d’acceptation du client) et les intégrer dans un système unique et cohérent.
Développement & Intégration
Notre équipe a développé une solution web interactive permettant aux clients et au personnel du magasin de remplir les formulaires électroniquement. Des flux d’approbation ont été mis en œuvre pour rationaliser la communication entre le personnel, les clients et les agents RTO.
Tests & Optimisation
Nous avons veillé à ce que le nouveau système réponde aux normes d’utilisabilité, élimine les erreurs de saisie manuelle et offre une expérience client fluide.
Déploiement & Formation
Nos développeurs ont déployé la solution dans les différents sites du client et formé les employés à l’utilisation efficace de la plateforme numérique.
Aperçu du produit final
La solution numérique livrée a totalement transformé le processus de location-vente de Leonard (automatisation ESG) en remplaçant les routines fragmentées et lourdes en papier par un espace de travail unique et cohérent qui relie commandes, documents, approbations, livraisons et acceptation post-installation. Au cœur de l’automatisation ESG se trouve le module de gestion des commandes. Le personnel peut créer une nouvelle commande, revoir les commandes existantes et les mettre à jour ou les annuler selon l’évolution de la situation ; chaque action est conservée dans un historique d’audit qui enregistre qui a effectué le changement, quand, et ce qui a été modifié. Chaque commande rassemble toutes les informations essentielles : détails du demandeur, métadonnées de la commande et pièces jointes comme des scans ou documents de support. Depuis l’écran de commande, le personnel peut ouvrir immédiatement le contrat spécifique à l’État, le formulaire de demande de livraison et le formulaire d’acceptation du client, garantissant que les bons documents sont toujours associés à la bonne transaction et accessibles sans avoir à les chercher dans les e-mails ou les disques partagés.
L’automatisation ESG assure une visibilité opérationnelle grâce à un tableau de bord en temps réel qui affiche les transactions par type et statut tout au long du cycle de vie : pré-approuvé et suivi, en attente, en cours, en attente de livraison, livré mais non encore signé, terminé ou annulé. Les utilisateurs peuvent restreindre l’affichage au sous-ensemble exact dont ils ont besoin grâce à des filtres et des regroupements flexibles, par exemple, isoler uniquement les commandes “en attente de livraison” pour un site donné ou comparer les transactions en cours entre équipes.Une recherche rapide dans l’automatisation ESG permet de retrouver une commande spécifique par nom, identifiant ou autres attributs, tandis qu’une grille configurable permet à chaque utilisateur de choisir les colonnes visibles, afin que le travail quotidien mette en avant précisément les champs pertinents pour leur rôle.
La reporting de l’automatisation ESG s’articule autour d’un outil dédié au suivi des livraisons : le rapport de livraison du chauffeur.
Les superviseurs et coordinateurs peuvent générer une vue claire des livraisons pour une date ou une plage précise et décomposer l’information par chauffeur. Cela permet de comprendre facilement les engagements à venir, de vérifier les livraisons effectuées et de rapprocher commandes et livraisons sans avoir à compiler des feuilles de calcul ou des échanges d’e-mails. Puisque le rapport s’appuie directement sur les mêmes données et statuts de commande, il reste cohérent avec la vision opérationnelle des magasins, évitant ainsi les divergences de version et les doublons.
L’accès et le contrôle sont régis par un modèle simple de gestion des utilisateurs basé sur les rôles, avec deux modes de fonctionnement. En mode Assistant, l’interface est simplifiée pour le personnel du magasin : ils peuvent traiter les demandes, mettre à jour les détails des commandes, joindre des documents et consulter le contrat et les formulaires associés, tout cela dans les limites de leurs responsabilités. Le mode Administrateur débloque un contrôle plus large et une supervision étendue, permettant des opérations avancées sur le portefeuille et garantissant que les actions sensibles ne sont réalisées que par des utilisateurs disposant du niveau d’autorité adéquat. Cette séparation claire des capacités rend l’expérience intuitive pour les utilisateurs de première ligne tout en préservant la gouvernance et la traçabilité nécessaires à l’entreprise.
Effets pour le client
L’automatisation ESG, rendue possible grâce au nouveau système numérique RTO, a généré des améliorations mesurables dans l’ensemble des opérations de Leonard. Nos services de QA et de test logiciel ont permis:
- Réduction de 75 % du temps de révision des demandes, grâce à l’automatisation des opérations ESG permettant des réponses plus rapides aux clients.
- Amélioration significative de la précision des données, minimisant les erreurs liées aux saisies manuscrites.
- Élimination des processus papier, soutenant les objectifs de durabilité et réduisant les coûts d’impression et de stockage.
- Finalisation des contrats 40 % plus rapide, l’automatisation ESG permettant aux clients de passer de la demande à la livraison plus rapidement.
- Satisfaction client accrue grâce à une expérience moderne et interactive.
